Food cost: porque é que a maioria dos restaurantes o calcula mal

Pergunte a dez donos de restaurante qual é o seu food cost. Nove dão um número. Desses nove, talvez dois cheguem lá por um método que permita agir sobre o resultado. O resto está a fazer uma divisão que descreve o passado sem indicar o que mudar.

O cálculo que quase toda a gente faz

Food cost = total das compras do mês ÷ total das vendas do mês

Este cálculo tem dois defeitos graves. O primeiro é temporal: chega no dia 10 do mês seguinte, quando já não há nada a fazer sobre um mês que acabou. O segundo é mais sério — mistura compras com consumo. Se encheu a arca porque o fornecedor tinha promoção, o food cost desse mês dispara sem que nada tenha corrido mal na cozinha.

O cálculo correto

Food cost = (stock inicial + compras − stock final) ÷ vendas do período

Esta versão mede consumo, não compras. Exige contagens de inventário no início e no fim do período, que é exatamente o passo que a maioria evita. E é evitado porque contar stock à mão numa folha de cálculo demora horas — daí a tentação de fazer só uma vez por mês, ou por trimestre.

O food cost teórico, e porque é ele que interessa

O food cost real diz-lhe onde chegou. O food cost teórico diz-lhe onde devia ter chegado. Calcula-se a partir das fichas técnicas: cada prato tem ingredientes com quantidades e custos, e multiplicando pelas unidades vendidas obtém-se o custo que a produção daquele período devia ter tido.

A diferença entre o teórico e o real é a informação valiosa. Se o teórico é 28% e o real 34%, há seis pontos percentuais a desaparecer algures. E "algures" tem uma lista curta de suspeitos:

• Doses generosas ou inconsistentes entre turnos
• Desperdício por má rotação e produto fora de validade
• Erros de faturação do fornecedor ou preços que subiram sem aviso
• Refeições de pessoal não registadas
• Ofertas ao cliente que ninguém contabiliza
• Furtos, que existem e sobre os quais poucos gostam de falar

Sem food cost teórico, o food cost real é um termómetro sem escala: indica que há febre, mas não onde dói.

A ficha técnica é o trabalho chato que resolve tudo

Não há atalho: para ter food cost teórico é preciso ter fichas técnicas. Cada prato, com cada ingrediente, na quantidade real depois de limpeza e cozedura. É esta última parte que costuma ser esquecida — um quilo de cebola comprado não é um quilo de cebola servido, e um lombo perde peso ao ser limpo.

Um restaurante com quarenta pratos leva cerca de duas semanas a montar fichas técnicas decentes, trabalhando nisso algumas horas por dia. É o investimento com melhor retorno em toda a gestão de uma cozinha, e é adiado quase universalmente.

A frequência muda tudo

Um food cost mensal permite reagir doze vezes por ano. Um food cost semanal permite reagir cinquenta e duas. Quando o desvio é detetado ao fim de sete dias, ainda se percebe o que aconteceu naquela semana. Ao fim de trinta, a memória já não chega para explicar nada.

A objeção óbvia é o tempo das contagens. É por isso que a contagem tem de deixar de ser feita em papel: com leitura por telemóvel e uma lista organizada pela disposição física do armazém, um inventário semanal das categorias críticas leva vinte minutos. Não é preciso contar tudo todas as semanas — contar as vinte referências que representam oitenta por cento do valor resolve a maior parte do problema.

Ligar as vendas ao consumo

O passo final é ligar o POS às fichas técnicas. A partir do momento em que o sistema sabe que foram vendidos 34 bacalhaus à Brás, sabe quanto bacalhau, batata e ovo deviam ter saído. O food cost teórico passa a ser calculado sozinho, todos os dias, e a comparação com o real deixa de exigir trabalho manual.

É neste ponto que a gestão de custos passa de exercício contabilístico a ferramenta de operação — e onde tipicamente aparecem os dois a cinco pontos de margem que estavam a escapar.

Por onde começar amanhã

1. Faça a lista dos vinte ingredientes que representam a maior fatia da sua despesa. É quase sempre uma lista curta.
2. Monte fichas técnicas dos dez pratos mais vendidos. Cobrem normalmente mais de metade da faturação.
3. Passe a contar essas vinte referências uma vez por semana, sempre no mesmo dia e à mesma hora.
4. Compare teórico e real semanalmente e investigue qualquer desvio acima de dois pontos.

Quatro passos, nenhum deles tecnicamente difícil. O que é difícil é a disciplina de os manter — e é aí que automatizar a recolha faz a diferença entre um sistema que dura e mais uma folha de cálculo abandonada em março.